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Le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (le « TDPO ») a modifié sa directive de pratique relative à l'enregistrement audio de ses audiences. La présente directive de pratique ne contient que des renseignements généraux et explique l'application, par le TDPO, de la règle 3.7 modifiée et des nouvelles règles 3.8 et 3.9 des Règles de procédure du TDPO (les « Règles ») qui s'appliquent à toutes les instances à partir du 1er juillet 2024. En cas de conflit, les lois, règlements, Règles et ordonnances du TDPO l'emportent toujours sur la présente directive de pratique.
L'enregistrement d'audiences tenues en personne ou par voie électronique sert uniquement à aider les tribunaux à s'acquitter de leurs fonctions et à fournir un service de qualité. Les enregistrements sont réservés à l'usage interne du TDPO et ne sont pas mis à la disposition des parties ou du public.
L'utilisation des enregistrements est assujettie aux Lignes directrices sur la révision des motifs et Normes de qualité des décisions de Tribunaux décisionnels Ontario, dont le respect des principes d'indépendance décisionnelle et d'amélioration du service au public.
La règle 3.7 des Règles de procédure dispose que le TDPO peut enregistrer ses audiences. L'enregistrement d'une audience électronique est habituellement effectué à l'aide de la fonction d'enregistrement de Zoom. Le TDPO n'enregistre pas les activités préalables à l'audience, comme les conférences téléphoniques de gestion de la cause, les séances de médiation et les négociations en vue d'un règlement amiable.
Le TDPO enregistrera une audience si l'enregistrement est nécessaire pour accommoder les besoins de l'arbitre, d'une partie ou d'un représentant, en vertu du Code des droits de la personne. La partie qui a besoin d'une mesure d'adaptation doit déposer une Demande de mesures d'adaptation au TDPO. Il n'est pas nécessaire de remettre ce formulaire aux autres parties à l'instance.
Comme le prévoit la règle 3.8, la partie qui souhaite enregistrer une audience doit demander au TDPO la permission de le faire au moins dix jours avant l'audience. Il est interdit de publier ou d'utiliser à une fin autre que l'instance devant le TDPO l'enregistrement personnel ou la transcription de cet enregistrement.
Les enregistrements et les transcriptions effectués par une partie ne font pas partie du dossier de l'instance du TDPO, y compris un dossier déposé au tribunal dans le cadre d'une requête en révision judiciaire.
La partie qui enregistre une audience doit fournir une copie de l'enregistrement à toutes les parties et, sur demande, au TDPO, sans frais pour les autres parties ou le TDPO.
Comme l'indique la règle 3.9, la partie qui souhaite retenir les services d'un sténographe judiciaire pour une audience peut le faire si elle en informe le TDPO et les autres parties, par écrit, au moins dix jours avant l'audience. La partie qui retient les services du sténographe judiciaire est responsable de l'intégralité du coût des services du sténographe judiciaire. Pour assurer que toutes les parties et le TDPO ont accès à la transcription, la partie qui a retenu les services du sténographe judiciaire doit normalement faire produire la transcription et en fournir des copies au TDPO et aux autres parties à ses propres frais. Le TDPO peut déroger à cette exigence ou donner des directives concernant la date à laquelle la transcription doit être produite. La transcription officielle sera normalement considérée comme faisant partie du dossier de l'instance du TDPO et sera versée au dossier déposé au tribunal dans le cadre d'une requête en révision judiciaire.